Entenda por que as cobranças precisam ser amigáveis e como formalizá-las

Quem tem um negócio está sempre vulnerável a sofrer com algum transtorno, e a inadimplência talvez seja um dos mais temidos. É realmente muito frustrante, depois de todo o trabalho realizado e dívidas feitas com fornecedores, deparar-se com a falta de pagamento de algum projeto. Quando a taxa de inadimplência aumenta, muitos empresários ficam em dúvida de como podem realizar as cobranças da forma mais efetiva.

Um dos principais segredos para ter sucesso nas cobranças é saber cobrar de forma amigável. Por mais que você tenha todos os direitos em receber o que lhe é devido, deixar a emoção de lado pode fazer a diferença. E lembre-se: a educação é o fator principal a ser considerado nessas horas.

Código de Defesa do Consumidor

No próprio código de defesa do consumidor, é definido que “na cobrança dos débitos, o consumidor inadimplente não será exposto ao ridículo nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”. Todo fornecedor tem o direito de cobrar os clientes, contudo não tem o direito de abusar do seu direito de cobrança.

A prática de uma cobrança mais respeitosa e amigável sempre será a mais indicada. Mesmo que o cliente esteja devendo um valor importante, é obrigatório manter o respeito em todos os contatos. É imprescindível ser educado, simpático e jamais usar quaisquer termos de acusação.

Enviar um lembrete para o seu cliente antes da data de vencimento, com uma simpática mensagem, pode evitar o esquecimento e futuras desculpas. Veja a seguir um modelo de mensagem que você pode enviar: “Olá, Nome do Cliente. Esta mensagem é uma lembrança da fatura referente ao projeto Nome do Projeto, no valor de R$ 00, que vence amanhã, dia DD/MM/AAAA. Estou enviando esta mensagem para ajudá-lo. Isto é apenas um lembrete!” 

É preciso formalizar as cobranças

Agora que você já sabe como cobrar os seus clientes da forma mais adequada, o próximo passo é ter mais controle e organização sobre todas as cobranças que você precisa fazer. E existe uma ótima ferramenta para ajudá-lo nessa organização: a carta de cobrança.

Em suma, a carta de cobrança é um documento que pode ser enviado por e-mail e tem o objetivo de reunir todas as informações sobre o débito em atraso. Geralmente deve-se enviá-la 30 dias após o vencimento da fatura, e ela é uma ótima ferramenta para você ter mais controle na hora de cobrar seus clientes. Além disso, é possível reforçar a mensagem por meio de uma segunda mensagem por WhatsApp, SMS ou ligação telefônica.

Dica importante: Por fim, para que a cobrança possa ser formalizada, é obrigatório que todas as informações sobre o débito estejam devidamente registradas.

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Enfim, gostou das dicas? Portanto continue acompanhando os conteúdos do Clube e confira nos próximos posts como reduzir a inadimplência em 6 passos.